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Meridian

Privacy policy

English

Privacy policy

Last updated: [TODO — confirm date with Meridian] · Applicable to all clients of Meridian.

Meridian is a registered investment advisor with the Autorité des marchés financiers du Québec (AMF). We collect and process the personal information described below in order to provide our advisory services to your organization. This policy describes what we collect, why, who has access to it, how long we keep it, and your rights under Quebec's Act respecting the protection of personal information in the private sector (often called Loi 25).

1. Person responsible for the protection of personal information

[TODO — confirm with Meridian] The person designated as responsible for the protection of personal information at Meridian is:
[Name, title]
Email: privacy@climatefinanceadvisors.ca (TODO — confirm)
You may contact this person to exercise any of the rights described in section 7.

2. Purposes of collection

We collect personal information about you and your organization in order to:

  • Identify your firm and confirm the representative's authority to engage with Meridian;
  • Build a sustainability-and-financial profile of your portfolio in order to recommend asset managers aligned with your preferences;
  • Produce reports, follow-ups, and ongoing advisory communications;
  • Comply with AMF record-keeping and suitability obligations applicable to registered investment advisors.

3. Categories of personal information collected

  • Identification of the representative: full name, work email, role / job title, declaration of authority to commit the organization;
  • Information about your organization: legal name, jurisdiction, address, AUM, currency, NEQ (if applicable), firm contact details;
  • Documents you upload: investment policy statement, portfolio holdings, supporting documents;
  • Sustainability and financial preferences expressed through the questionnaire and asset-allocation tables;
  • Technical metadata necessary to operate the platform (login timestamps, audit log of changes you make).

4. Third parties with access to the information

Personal information is accessed only by Meridian employees who need it to perform their duties (analysts, senior analysts, administrators), and by the following service providers acting on our instructions:

  • Supabase (managed database and authentication, hosted in Toronto, Canada);
  • Vercel (application hosting);
  • Microsoft Entra ID (single sign-on for Meridian staff and designated client representatives);
  • Resend (transactional email delivery);
  • Calendly (when you choose to book a meeting with our team).

We do not sell, rent, or share personal information for the commercial purposes of any third party.

5. Transfers outside Quebec

The application database is hosted in Toronto (Ontario, Canada) — within Canada but outside Quebec. Email delivery (Resend) and application hosting (Vercel) may involve transient processing outside Canada. Meridian has assessed these transfers and considers the legal frameworks applicable in the destination jurisdictions to provide adequate protection equivalent to that afforded by Quebec law. [TODO — confirm assessment with privacy counsel.]

6. Retention period

We retain your personal information for as long as your relationship with Meridian is active, and for an additional period of [TODO — confirm retention period with Meridian, typically 7 years to align with AMF record-keeping obligations] following its termination. After that period, the information is securely destroyed or anonymized.

7. Your rights

Under Loi 25 you have the right to:

  • Access the personal information we hold about you;
  • Have it rectified if it is inaccurate, incomplete, or ambiguous;
  • Withdraw consent to a specific use (subject to legal and contractual constraints);
  • Ask that information no longer required be destroyed or anonymized;
  • Lodge a complaint with the Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) if you believe your rights have not been respected.

To exercise any of these rights, contact the person designated in section 1.

8. Automated decision-making

Meridian does not currently use fully automated processing to make decisions that produce legal effects or significant impact on you. Where decision- support tools are introduced in the future, we will update this policy and inform you in accordance with Article 12.1 of Loi 25.

9. Changes

We may amend this policy. We will inform you of material changes through the Meridian platform or by email.

Français

Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : [TODO — date à confirmer avec Meridian] · S'applique à tous les clients de Meridian.

Meridian est un conseiller en placement inscrit auprès de l'Autorité des marchés financiers du Québec (AMF). Nous recueillons et traitons les renseignements personnels décrits ci-dessous afin de fournir nos services-conseils à votre organisation. La présente politique explique ce que nous recueillons, pourquoi, qui y a accès, combien de temps nous les conservons, et vos droits en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (communément appelée Loi 25).

1. Personne responsable de la protection des renseignements personnels

[TODO — à confirmer avec Meridian] La personne désignée comme responsable de la protection des renseignements personnels chez Meridian est :
[Nom, titre]
Courriel : privacy@climatefinanceadvisors.ca (TODO — à confirmer)
Vous pouvez communiquer avec cette personne pour exercer l'un des droits décrits à la section 7.

2. Finalités de la collecte

Nous recueillons des renseignements personnels vous concernant ainsi que votre organisation afin de :

  • Identifier votre organisation et confirmer l'autorité du représentant à engager celle-ci auprès de Meridian ;
  • Construire un profil de durabilité et financier de votre portefeuille afin de recommander des gestionnaires d'actifs alignés à vos préférences ;
  • Produire des rapports, des suivis et des communications conseil ;
  • Respecter les obligations de conservation et de convenance applicables aux conseillers en placement inscrits auprès de l'AMF.

3. Catégories de renseignements recueillis

  • Identification du représentant : nom complet, courriel professionnel, rôle / titre, déclaration d'autorité ;
  • Informations sur votre organisation : dénomination légale, juridiction, adresse, actifs sous gestion, devise, NEQ (le cas échéant), coordonnées de la firme ;
  • Documents téléversés : politique de placement, composition du portefeuille, documents complémentaires ;
  • Préférences de durabilité et financières exprimées dans le questionnaire et la table d'allocation d'actifs ;
  • Métadonnées techniques nécessaires au fonctionnement de la plateforme (horodatage des connexions, journal d'audit).

4. Tiers ayant accès aux renseignements

Seuls les employés de Meridian qui en ont besoin pour leurs fonctions (analystes, analystes seniors, administrateurs) accèdent aux renseignements, ainsi que les fournisseurs de services suivants, agissant sur nos instructions :

  • Supabase (base de données et authentification gérées, hébergées à Toronto) ;
  • Vercel (hébergement de l'application) ;
  • Microsoft Entra ID (authentification unique pour les employés de Meridian et représentants désignés) ;
  • Resend (envoi de courriels transactionnels) ;
  • Calendly (lorsque vous choisissez de planifier une rencontre).

Nous ne vendons, louons ni partageons les renseignements à des fins commerciales de tiers.

5. Transferts hors Québec

La base de données de l'application est hébergée à Toronto (Ontario, Canada) — au Canada mais hors Québec. La livraison de courriels (Resend) et l'hébergement applicatif (Vercel) peuvent comporter du traitement transitoire hors Canada. Meridian a évalué ces transferts et considère que les cadres juridiques applicables offrent une protection adéquate équivalente à celle conférée par la loi québécoise. [TODO — évaluation à confirmer avec le conseiller juridique en protection des renseignements.]

6. Durée de conservation

Nous conservons vos renseignements pour la durée de votre relation avec Meridian, puis pour une période additionnelle de [TODO — durée à confirmer avec Meridian, typiquement 7 ans pour respecter les obligations de conservation de l'AMF] suivant sa fin. Au terme de cette période, les renseignements sont détruits ou anonymisés de manière sécuritaire.

7. Vos droits

En vertu de la Loi 25, vous avez le droit de :

  • Accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet ;
  • Les faire rectifier s'ils sont inexacts, incomplets ou ambigus ;
  • Retirer votre consentement à un usage particulier (sous réserve des contraintes légales et contractuelles) ;
  • Demander la destruction ou l'anonymisation des renseignements qui ne sont plus nécessaires ;
  • Déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) si vous estimez que vos droits n'ont pas été respectés.

Pour exercer l'un de ces droits, communiquez avec la personne désignée à la section 1.

8. Décision automatisée

Meridian n'utilise pas actuellement de traitement entièrement automatisé pour prendre des décisions produisant des effets juridiques ou des impacts importants vous concernant. Si des outils d'aide à la décision automatisés sont introduits, la présente politique sera mise à jour et vous serez informé conformément à l'article 12.1 de la Loi 25.

9. Modifications

Nous pouvons modifier la présente politique. Nous vous informerons de tout changement significatif par l'intermédiaire de la plateforme ou par courriel.

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